Oggi torniamo a parlare di una pratica sempre più diffusa e con servizi particolareggiati: l’outsourcing.
Si tratta di esternalizzare parte del lavoro, individuando un fornitore di servizi che, concentrandosi su determinati ambiti, è in grado di svolgerli in modo più rapido e a costi più contenuti rispetto alla tua azienda.
Lo sappiamo, le domande che ti vengono in mente sono molte e, prima tra tutte, ti chiedi se conviene e per quali motivi.
La risposta è sì, se sai sfruttarlo al meglio.
Ma andiamo per gradi: molti imprenditori cercano principalmente per ridurre e i costi. Ma non è l’unica ragione per cui è una soluzione valida ai tuoi problemi.
Infatti, ricorrere all’outsourcing è utile anche per migliorare l’efficienza e, più in generale, per perfezionare l’offerta nel suo complesso.
Oltre alla riduzione delle spese e al risparmio sulle risorse umane, porta dei benefici in diversi ambiti.
Ovviamente, mansioni particolari come quelle legate all’accoglienza e, nello specifico, alla concierge e alla reception, richiedono molte più attenzioni.
In questo caso, pensare all’outsourcing richiede un esame approfondito perché si tratta di posizioni che hanno un impatto diretto sulla reputazione dell’albergo e sul posizionamento del brand.
Alla base c’è la formazione del personale che, anche in questo caso, deve essere impeccabile e rispondere alle esigenze degli imprenditori del settore dell’accoglienza turistica.
Ricorda che, nei feedback negativi, vengono citati soprattutto i dipendenti che non sanno fare il proprio mestiere e incidono in più del 50% dei casi di lamentele.
La tua reputazione, va da sé, ne risente parecchio, perciò fai attenzione quando selezioni il personale e quando devi scegliere un’agenzia a cui affidarti.
Tieni sempre presente che, nel secondo caso, può trattarsi di un innegabile vantaggio per la crescita della tua attività, ma devi tenere gli occhi ben aperti.
Altrimenti i benefici potrebbero svanire come una bolla di sapone e, anzi, ti troveresti a dover elencare gli svantaggi di una decisione troppo affrettata e superficiale.
Quali sono i vantaggi dell’outsourcing
Lo abbiamo già accennato all’inizio dell’articolo.
Il primo dato di fatto che riguarda questa pratica è la riduzione dei costi fissi. Ed è proprio questo uno dei principali vantaggi, proprio perché puoi ridurre o scalare queste spese in base alle tue specifiche esigenze.
Oltre ai costi fissi, il beneficio si può allargare a comprendere i costi generali che possono essere ridotti.
Infatti l’outsourcing può contribuire attivamente a tagliare i costi operativi, fino a raggiungere il 50%.
Grazie all’esternalizzazione, poi, hai la possibilità di offrire più qualità nei servizi e nei prodotti che proponi.
Se guardiamo, per esempio, la pulizia del tuo albergo, una cooperativa specializzata è in grado di migliorare questo aspetto così importante.
Un miglioramento che coinvolge sia il risultato finale che il procedimento per ottenerlo e i prodotti utilizzati.
Vantaggi anche sotto il profilo dei software quando costi di sviluppo e aggiornamenti vari ricadono sui tuoi partner di fiducia.
In questo modo il check-in online e la programmazione di sito e social impattano meno sul tuo lavoro. Non puoi sicuramente fare a meno della tecnologia e questo è un modo efficace per approcciarla.
Non trascurare i benefici che provengono dal risparmio di tempo.
In questo modo puoi dedicare più ore e risorse al fulcro del tuo business. E cioè a come far crescere il tuo pubblico che è il tuo scopo principale.
E, soprattutto, se hai una piccola attività ricettiva, questa è una soluzione che ti consente di avere molti servizi senza il sovraccarico.
Puoi perfino bypassare i costi relativi alla formazione del personale che arriva dall’esternalizzazione, un evidente risparmio rispetto ai tuoi competitor.
Un’ultima osservazione riguarda la sicurezza dei dati. La cyber security è un aspetto fondamentale e anche uno dei più critici di un’attività.
I dati sensibili dei tuoi ospiti, affidati a un’azienda seria e competente, sono conservati tramite sistemi con sicurezza a livello industriale.
Valuta i rischi dell’esternalizzazione
Nella gestione dell’outsourcing potresti imbatterti in situazioni di instabilità, causate da fattori umani e imprevisti che possono provocare disagi.
Per esempio lavoratori in malattia o congedo nel caso di maternità.
Ma i problemi possono nascere anche dalla mancanza di figure professionali che possano addestrare il personale nella valutazione dei rischi. E che devono riuscire a motivarlo nell’individuare il focus del datore di lavoro e una visione dei compiti coerente con gli obiettivi aziendali.
Per valutare ogni aspetto, bisogna partire dalla definizione strategica degli obiettivi per la tua struttura ricettiva.
Focalizzandoci sui più importanti, al primo posto si trovano sempre l’accoglienza del pubblico e l’offerta di esperienze memorabili.
I costi fissi che riguardano gestione e organizzazione sono indipendenti dall’occupazione, tienine conto.
E anche che le richieste sono variabili, soprattutto in questo delicato momento storico.
Per questo e altri motivi affini, talvolta l’attenzione si sposta dal focus per dedicarsi al problem solving. Di conseguenza si perde di mira l’obiettivo principale con i danni che ne conseguono.
Quindi è importante, prima di affidarsi all’esternalizzazione, avere uno schema preciso della propria attività e delle proprie esigenze.
Solo in questo modo il management turistico può uscire da condizioni di stress che rendono il tuo compito di imprenditore difficile e pesante.
Parola d’ordine: equilibrio
Abbiamo valutato vantaggi e rischi. I primi, a uno sguardo obiettivo, sono molto più numerosi. A una condizione però, cioè che tu riesca a sfruttarne le opportunità in base alle tue necessità.
Evitando di includere tra i partner dei fornitori sbagliati e disonesti, il risparmio di tempo e denaro sarà molto evidente.
Accoglienza, contabilità e servizi ne godranno i principali vantaggi, oltre al tuo impegno.
Se esternalizzare solo alcune figure professionali o interi reparti, questa è una decisione che spetta solo a te.
Valuta con attenzione cosa offre il mercato, quali sono le garanzie che un partner per l’outsourcing può offrirti e qual è la sua reputazione.
Non puoi assolutamente permetterti di fare passi falsi al momento della scelta.
Il tuo partner ideale sarà in grado di proporti contratti chiari, trasparenti e molto dettagliati.
Solo le aziende migliori possono disporre di dipendenti che abbiano le competenze di cui hai bisogno e tutta l’esperienza necessaria per svolgere i compiti nel modo migliore.
Oltre a tutto l’aspetto organizzativo dei turni e delle sostituzioni, l’ambito gestionale e la parte burocratica.
Tutto verrà svolto al posto tuo, mentre tu avrai più tempo libero per occuparti dei clienti e di rendere il loro soggiorno memorabile e ripetibile nel tempo.